Если посмотреть на деятельность event-агентства глазами химика, можно проследить определенное сходство с химическими реакциями. Результат – успешное мероприятие, а составляющими успеха могут выступать различные «реактивы». Глазами ученых формулы эффективного мероприятия выглядят примерно так: ивент-составляющие вступают в определенную реакцию, в зависимости от «добавок» (катализаторов) реакция наступает или не наступает. Смешение «ингредиентов» - инструментов ивента происходит в таком порядке:
Понять Клиента на все 100%
При работе над одним проектов важно понимание с полуслова. Помните, что свою аудиторию Клиент знает лучше, поэтому даже если есть ощущение «неправоты», не сомневайтесь – клиент хочет лучшего для своей компании. Обеспечить «идеал» поможет составление брифа и техзадания, обсуждение концепции и бюджета, возможность внесения корректировок «по ходу».
Формирование команды
Сформировать коллектив, который отработает «на ура» реально, если подобрать правильную мотивацию. Пусть за каждый участок и этап мероприятия отвечает мастер своего дела: руководитель проекта – общая организация, также понадобятся режиссер, осветитель и звуковик, менеджер. Не забудьте о договоренностях с подрядчиками, они на время подготовки мероприятия – также ваши сотрудники.
Определитесь с форматом
Речь не идет об очевидных вещах, типа торта на свадьбу или день рождения. Подразумевается формат близкий к корпоративным ценностям компании-клиента. Это могут быть корпоративы или тимбилдинги, кулинарные или швейные мастер-классы, спортивные мероприятия. Вариантов много, ваша задача – подобрать оптимальный
Красота – сила
Чем красивее вы оформите площадку, тем лучше будет настроение у гостей. Соответственно, выше шансы, что к вам обратятся повторно. Позаботьтесь об оформлении пригласительных, сцены, дресс-коде и прочих составляющих.
Безопасность
Проверьте и перепроверьте накануне мероприятия как работает туалет, исправны ли экраны, есть ли мобильная связь и доступ к интернету. Такие «мелочи» - забота о вашей репутации.
Event – это впечатления
Позаботьтесь, чтобы участники мероприятия не скучали. В зависимости от бюджета и формата праздника гостей может развлекать звезда мирового масштаба или мультипликационный герой. Выбор за вами, главное – не прогадать.
Финансирование
Всех нужно мотивировать, расходы нужно компенсировать, а это упирается в деньги. Уточните у клиента, какая форма расчета (и в каких денежных единицах) для него предпочтительнее.
Реактивы готовы, можно смешивать и ожидать реакции. А «взорвется» мероприятие или пройдет в планируемом русле зависит от приложенных усилий.