Чем подробнее расписана»дорожная карта» планируемого мероприятия и четче распределены задачи между персоналом – тем выше вероятность успешности проекта. Планирование не может быть спонтанным, обычно оно занимает несколько этапов.
1. Цели и задачи
Определить характер ЦА, четко определиться, чего хотят клиенты и расписать эти желания в мелочах – первый этап. Также в этапах планирования учитывайте:
- выбор площадки – чем солиднее компания, тем статуснее должно быть место проведения;
- транспортную доступность – даже идеальная площадка теряет привлекательность, если до нее неудобно добираться;
- анонсирование – необходимо освещение даты, программы события на площадках, где собирается ЦА, нет смысла давать анонс рок-фестиваля в журнале «Здоровье», там клиентов вы не найдете.
2. Непосредственно подготовка мероприятия
Подготовка сценария, в котором учтены этапы приема гостей, их рассадки, чередование промежутков развлечений, информационных периодов и пр. Чем тщательнее проработаны детали – тем меньше сбоев будет в процессе. Не пытайтесь сэкономить «повесив» несколько задач на одного сотрудника, лучше чуть больше потратить, чем испортить репутацию из-за того, что персонал не успевает.
3. Использование маркетинговых инструментов
«Нагнать трафик» на мероприятие – часть успеха. Рекламный бюджет целесообразно вкладывать в те ресурсы, которые гарантированно привлекут ЦА, иначе «выхлоп» будет бессмысленным. В качестве маркетинг-инструментов можно использовать:
- сайты, лендинги;
- SMM;
- публикацию пресс-релизов;
- таргетинг;
- E-mail;
- директ;
- РСЯ;
- общение с форумчанами в «теме»
Не забывайте и о традиционном продвижении, некоторые клиенты по-прежнему доверяют прессе и рекламным баннерам.
4. Проакшн
Окончание мероприятия не означает конец работы. Не забудьте собрать фото- и видеоотчеты, контакты и отзывы, чтобы в дальнейшем разместить их на интернет-площадках и подтвердить свой профессионализм.