Для агентства «Проекта», работающего в Москве и по всей России, организация конференций основное направление. Мы провели более 200 различных конференций за несколько лет.
Зачем нужны коференции?
Чаще всего проведение конференций используется для донесения какой-то новой информации и обучения. Компании, развивающие дилерскую сеть, регулярно проводят партнерские встречи, на которых обсуждаются планы на будущее. Фармацевтические компании, также собирают своих клиентов, региональных представителей для обучения. Собственно организация конференций, как корпоративное событие, несет цель развития бизнеса, при помощи коллективного обсуждения, обучения, дискуссий.
Виды конференций
По видам конференции можно разделить по типу участников , периодичности и цели. По типу участников это могут быть – клиентские, партнерские, дилерские конференции, объединяющие делегатов по роду деятельности. По периодичности – цикличные, годовые, квартальные и событийные (разовые). Наиболее распространены цикличные конференции. По цели можно разделить на обучающие, дискуссионные, итоговые, но также часто конференции носят многоцелевой характер, объединяя сразу все цели. Это необходимо учитывать, чтобы провести международную бизнес конференцию в Москве.
Особенности организации конференций
Как и любое мероприятие, организация бизнес конференций в России имеет свои нюансы и особенности, учитывать которые просто необходимо. Это и состав участников, их род деятельности, к примеру конференции в фармацевтической отрасли и автомобильной совершенно разные. Ключевым аспектом будет грамотное составление технического райдера и профессионализм технической команды. Грамотный тайминг и продуманное меню кофе-брейков имеют большое значение, чтобы организовать бизнес конференцию в Москве на уровне.
Частые проблемы
Все проблемы на любом мероприятии всегда связаны с плохой подготовкой и планированием. Поэтому когда что-то идет не так, то в большинстве случаем это не внешние, а внутренние факторы. Назовем две, пожалуй, частые ситуации, доставляющие головную боль организаторам. Поломка оборудования и незапланированное смещение тайминга – эти две ситуации одинаково неприятны, так как требуют оперативного вмешательства и больших трудозатрат. Проведение деловых корпоративных конференций сложный, но и очень интересный процесс, независимо был ли у вас уже опыт или нет. В случае с оборудованием, все предельно ясно – его надо чинить или менять и делать это как можно быстрее. А вот в случае когда из за запозднившегося спикера группа участников опаздывает на самолет, немного сложнее. Но в любом случае, опытный организатор всегда подготовит план Б на этапе планирования.
Выбор площадки
Возвращаясь к этапу планирования и нашему опыту, можем утверждать, что избежать большинства неприятностей можно благодаря тщательному выбору площадки. Будь то отель или просто конференц-зал без гостиничных услуг, есть важные критерии выбора помещения. На этом этапе услуги по организации и проведению конференций от профессионалов будут очень полезны и окупятся в будущем. Во-первых, это площадь. Исходя из формата конференции есть стандарты к площади на 1 участника, в среднем это не менее 2-3 кв.м. В помещении должна быть хорошая вентиляция, желательно естественное освещение, но обязательно с возможностью создания полной темноты. Отсутствие колонн и правильная форма зала будут большим плюсом.
