Подготовка масштабного мероприятия: 5 основных этапов

Подготовка масштабного мероприятия: 5 основных этапов | «Проекта»

Чтобы мероприятие удалось и оставило положительные эмоции на стадии подготовки следует учесть немало факторов. Об основных шагах поговорим в этой статье.

Выбор и подготовка площадки

Корпоратив банкиров, тусовка рокеров и фестиваль требуют различных мест для проведения – это факт. При выборе площадки следует учитывать не только масштабность действа, но и такие «мелочи» как количество гостей, формат (тренинг, развлечение, конференция и пр.), возрастные особенности и предпочтения участников. Также обязательно принять во внимание одна или несколько организаций занимается подготовкой, чтобы не тратить время и деньги клиента на лишние телодвижения.

Сбор команды

Собрать штат опытных сотрудников, обеспечить слаженность действий и разумную координацию – залог успеха проводимого мероприятия. В зависимости от размеров проекта в команде должен быть руководитель (при необходимости – заместитель, способный самостоятельно делегировать полномочия и договариваться с подрядчиками), менеджер по рекламе, человек, ответственный за творческую часть. Если планируется текстовое сопровождение (буклеты, лозунги, статьи в СМИ) стоит привлечь журналиста или копирайтера.

Подготовка контента

Под словом «контент» подразумеваются любые «фишки», интересные целевой аудитории. Это могут быть мультимедийные инновации, традиционные презентации и видеообращения. Если нужен креатив – экспериментируйте, современные возможности позволяют реализовать любые фантазии. Одев гостей в 3Д-очки, например. 

Оценка риск-менеджмента

В ходе подготовки могут возникнуть внешние и внутренние риски – это неизбежно. К внешним относят непредвиденные факторы из-за недостатка информации, сбоя в работе техники, погодных условий или госпереворота, наконец. Внутренние обычно являются следствием неорганизованности команды или некомпетентности сотрудников. Для минимизации таких рисков целесообразно составить подробную «дорожную карту» мероприятия, а каждому члену команды озвучить обязанности и санкции в случае их невыполнения или несвоевременного выполнения.

Продвижение

Громко и «правильно» заявить о мероприятии – очень важный шаг. В зависимости от масштаба планируемого действия и особенностей ЦА таким ходом могут быть: информирование через прессу и ТВ, анонсы в соцсетях, устаревший, но не утративший актуальности обзвон, развешивание рекламных баннеров и раздача флаеров.

Правила успешного мероприятия, конечно, постоянно меняются, но зная 5 главных этапов проще «собрать основной скелет», на который в дальнейшем можно опираться.

Москва

Москва, ул. Бутырская 62

+7 (499) 653-65-25 (Пн-Пт 10:00-18:00)

moscow@npoekta.ru

facebook.com/proekta

proekta

Санкт-Петербург

Санкт-Петербург, ул. Льва Толстого 1-3

+7 (499) 653-65-25 (Пн-Пт 10:00-18:00)

spb@npoekta.ru

facebook.com/proekta

proekta

Ростов-на-Дону

Ростов-на-Дону, ул. Обсерваторная 82

+7 (863) 333-21-96 (Пн-Пт 10:00-18:00)

rostov@npoekta.ru

facebook.com/proekta

proekta